Bedienungsanleitung zum optimalen Einsatz des Termin-Management-Tools

Online-Terminvereinbarung ist effizient und soll Ihren Praxisalltag verbessern.
Damit Sie noch schneller online Termine anbieten können unterstützen wir Sie hier Schritt für Schritt auf Ihrem Weg zum modernen Praxismanagement 2.0.

Gerne bieten wir Ihnen auch eine persönliche Telefonschulung an.

 

1. Registrierung und kostenlose Testphase nutzen.
2. Vervollständigen Sie Ihr Profil.
3. Bieten Sie Ihre freien Termine online an.
4. So tragen Sie Feiertage und Sperrzeiten ein.
5. Definieren Sie Behandlungen, damit Ihr Patient den richtigen Termin für sich findet.
6. Einbau des online Terminkalenders – Das Arztbuchen24-Kalender
7. Positive Patientenbewertung weckt das Interesse neuer Patienten.
8. Tool zur Terminanfragen – Flexibel Termine vergeben
9. Termine in einer Gemeinschaftpraxis zentral verwalten.
10.Hilfreiche Tipps

 


 

1. Registrierung und kostenlose Testphase nutzen

Registrieren Sie sich zunächst auf Arztbuchen24.de und starten Sie Ihre kostenlose Testphase von 30 Tagen. Sie können so kostenlos und unverbindlich alle Vorteile nutzen und alle Funktionen testen.

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2. Vervollständigen Sie Ihr Profil

Damit Ihre Patienten alle notwendigen Informationen erhalten, die Sie für die Entscheidung, einen Termin bei Ihnen zu buchen, benötigen, vervollständigen Sie bitte Ihr Profil. Sie können hier Ihre Kontaktdaten, Ihre angebotenen Leistungen und IGEL-Leistungen, Mitgliedschaften und weitere wichtige Informationen über Ihre Praxis, wie Öffnungszeiten eintragen.
Wichtig ist, dass Sie hier einstellen, ob Privatpatienten und Kassenpatienten oder nur Privatpatienten Sie als Arzt online buchen können.

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3. Bieten Sie Ihre freien Termine online an

Die erste Voraussetzung zur Terminvereinbarung ist, Termine einzutragen und damit online anzubieten.
Die zweite Möglichkeit ist, die Online-Terminvereinbarung mit Hilfe des Kalender-Widgets direkt auf Ihrer Website anzubieten:

Damit Ihre Patienten online Termine bei Ihnen buchen können, müssen Sie freie Termine in Ihrem Kalender eintragen. Dazu markieren Sie einfach mit der Maus den gewünschten Zeitraum für den Termin in Ihren Kalender. Danach können Sie auswählen, für wen dieser Termin ersichtlich sein soll und ob es sich um einen einmalig freien Termin oder um einen immer wiederkehrenden freien Termin (Serientermin) handelt (siehe Graphik). (Hinweis: Zieht man den Termin über einen längeren Zeitraum, so wird dieser nicht automatisch gemäß der Termindauereinstellung eingeteilt. Jeder Termin muss einzelnen eingetragen werden).Erklärung_online_Termine_buchen

Zusätzlich ist es von Vorteil, wenn Sie die online Terminbuchung mit Hilfe des Kalender-Widgets direkt auf Ihrer Website einbinden:


Widgets


Erfahrungsgemäß wird die online Terminvereinbarung vermehrt genutzt, wenn das Kalender-Widget direkt auf der Homepage eingebaut wurde. Unser Team unterstützt Sie gerne bei der Implementierung des Widgets. Einfach Kontaktdaten des Websitebeauftragten senden und wir erledigen den Rest für Sie.

 

Sie haben keine eigene Website?
Kein Problem! Kontaktieren Sie uns einfach für ein günstiges Angebot zur Erstellung Ihrer persönlichen Praxiswebsite. Dieses Angebot enthält einen Rundum-Service zur Erstellung Ihrer individuellen Internetpräsenz und Ihren kostenlosen online Terminkalender.

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4. So tragen Sie Feiertage und Sperrzeiten ein

In den Kalender können Sie neben Terminen Urlaubstage und Sperrzeiten eintragen. Für den Patienten sichtbare Termine sind nur solche, die auch zur Buchung eingestellt wurden. Urlaubstage und Sperrzeiten werden dem Patienten also nicht angezeigt, sondern nur keine Termine in diesem Zeitraum angeboten.
Diese Funktion ermöglicht, dass Serientermine nicht gelöscht werden müssen, sondern lediglich durch Sperrzeiten überschrieben werden. Denn wird ein Serientermin gelöscht, so überträgt sich dies für alle weiteren Wochen und müsste neu eingetragen werden.

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5. Definieren Sie Behandlungen, damit Ihr Patient den richtigen Termin für sich findet.

Unter "Behandlungen" können Sie Ihrem Patienten bestimmte Behandlungen zur Auswahl anbieten. Unterschiedliche Behandlungen dauern unterschiedlich lang. Daher können Sie hier festlegen, welche Termine mit welcher Dauer zur Auswahl stehen. Um sicher zu gehen, dass der Patient die richtige Behandlung wählt, können Sie hier eine detaillierte Beschreibung abgeben. Der Patient kann dann gezielt während der Buchung zwischen den verschiedenen Behandlungen wählen.
Hinweis: Möchten Sie zusätzlich individuelle Benachrichtigung an Ihre Patienten einbinden, so ist das hier eine gute Möglichkeit, z.B. wenn Sie darauf hinweisen möchten, dass 24 Stunden vorher abgesagt werden muss oder keine Krankenkassen für die Behandlung aufkommen.

Behandlungsvoreinstellung

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6. Einbau des online Terminkalenders – Das Arztbuchen24-Kalender-Widget

Das Kalender-Widget zur Einbindung in Ihre Website kann unter Einstellungen in verschiedenen Designs ausgewählt und mittels des Code-Snippets eingebaut werden. So kann der Patient nicht nur über Arztbuchen24.de, sondern direkt über Ihre eigene Website einen Termin online buchen. Nach klicken auf den „Termin buchen“-Button, erscheint ein Pop-Up auf Ihrer Seite. Nach Abfrage des Versichertenstatus gelangt der Patient dann zu Ihren freien Terminen.

Widget PopUp

Gerne können Sie auch eigene Graphiken oder Textpassagen mit dem Kalender-Popup verlinken. Dazu wird dann statt der „Arztbuchen24.de Schaltfläche“ der Code zur „Optionalen Einbindung“ eingebunden.
Die Kontaktaufnahme von Arztbuchen24.de mit Ihrem Webdesigner oder Websitebeauftragten zur Beratung bei der Einbindung wird zusätzlich angeboten.

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7. Positive Patientenbewertung weckt das Interesse neuer Patienten

Geben Sie Ihren Patienten die Möglichkeit, Ihre Behandlung und Leistungen zu bewerten. In Ihrem Profil können Sie diese Funktion freischalten. Sie können dann ihren Patienten nach durchgeführter Behandlung unter „Termine“ um die Bewertung selbiger bitten. So haben Sie ein ehrliches Feedback und neue Patienten bekommen einen besseren Eindruck über Ihre Praxis. Nach dem Prinzip der Mund zu Mund Propaganda können Sie mit Hilfe von positiven Bewertungen neue Patienten für Ihre Praxis gewinnen.

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8. Tool zur Terminanfrage – Flexibel Termine vergeben

Wenn Sie keine konkreten Termine anbieten möchten, so nutzen Sie doch das Terminanfragetool. So bieten Sie Patienten bestimmte Zeiträume an, in denen ein Termin angefragt werden kann. Dazu müssen Sie einfach unter Einstellungen unter „Zeiträume für Terminanfragen“ auf „ja“ umstellen und die Sprechzeiten eintragen. Der Patient sieht dann die Timeslots und kann gezielt Termine anfragen.
ACHTUNG: Eine Kombination aus konkreten Terminen und Anfragezeiträumen gibt es derzeit nicht.

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9. Termine in einer Gemeinschaftpraxis zentral verwalten

Wenn Sie mit mehreren Kollegen eine Gemeinschaftspraxis führen oder Belegärzte in Ihrer Praxis tätig sind, für die Sie das Terminmanagement übernehmen wollen, so haben Sie die Möglichkeit, ein Praxisprofil anzulegen. Hier können Sie alle Kollegen auf Arztbuchen24.de einladen, Details über Ihre Praxis schreiben und eine Bildergalerie sowie ein gemeinsames Logo einpflegen und alle Termine zentral verwalten.

Lesen Sie hier mehr über die moderne Praxisverwaltung und die opitmale Verwendung von Arztbuchen24.de.

Best Practice Gemeinschaftspraxis

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10.Hilfreiche Tipps

Kalender-Widget auf Ihrer Homepage
In dem Sie den Service direkt auf Ihrer Homepage anbieten, wird dieser auch aktiver von Ihren Patienten genutzt, da Sie nicht erst lange nach der online Terminvereinbarung suchen müssen. Je prominenter Sie das Kalender-Widget einbauen, desto schneller wird der Patient darauf aufmerksam und kann sofort von dem Angebot der freien Arzttermine profitieren. Ist Ihr Patient zudem einmal auf Arztbuchen24.de angemeldet, ist die Terminbuchung in weniger als 1 Minute erledigt.

Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter
Außerhalb der Öffnungszeiten können Sie auf Ihrem Anrufbeantworter auf die Möglichkeit der Onlineterminvereinbarung hinweisen. So weiß der Patient, dass er nicht bis zum nächsten Tag auf eine Terminvergabe warten muss, sondern sofort einen freien Termin wählen kann.

Terminkärtchen mit Hinweis auf online Terminbuchung
Weißen Sie auf Ihren Terminkärtchen auf die Möglichkeit der Terminvereinbarung über Ihre eigene Website hin. Ein Beispiel wäre folgendes:

Terminkärtchen

Gerne untersützen wir Sie auch beim Design. Sprechen Sie uns einfach darauf an.

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